Un(e) assistant(e) administratif(ve)

Cadre d’emploi des adjoint administratifs territoriaux, ouvert aux agents titulaires et contractuels.

Placé(e) sous la responsabilité de la Direction du Service Voirie et Espaces verts, vos missions principales sont :
 

Mission 1 : Suivi du budget, des bons de commande et de la facturation du service Voirie

• Saisie annuelle du budget, 
• Saisie et suivi des bons de commande (mise en signature, envoi au prestataire), 
• Suivi des factures,
• Suivi des balances budgétaires,
• Suivi du budget en investissement et en fonctionnement sur les tableaux dédiés.

Mission 2 : Gestion des arrêtés temporaires 

• Rédaction, mise en forme, relecture, des arrêtés temporaires,
• Suivi du circuit de signatures, envoi au demandeur puis archivage
• Garantir le suivi, les délais de traitement et la qualité des réponses apportées en renseignant les tableaux de bord et en tenant à jour l’état de traitement des demandes d’arrêtés,
• Réalisation du plan de déviation, le cas échéant,
• Suivi du règlement de la redevance associée le cas échéant,
• Transmission hebdomadaire des arrêtés et retranscription sur un plan.

Mission 3 : Organisation du service

• Répondre aux appels téléphoniques (le matin ou l’après-midi selon organisation avec la seconde assistante), 
• Prendre en charge l’organisation logistique des réunions,
• Préparer les dossiers afférents aux réunions du service,
• Suivre le planning de présence du service Voirie et Espaces verts (tableau des congés, absences et formations),
• Suivre le planning des astreintes décisionnelles du service Voirie et Espaces verts.

Mission 4 : Suivi des sinistres et dossiers assurances

• Saisir des dossiers d’assurance et assurer le suivi de ces dossiers, collecter les éléments techniques nécessaires (devis, état d’avancement, …) auprès des gestionnaires,
• Assurer en lien avec le service assurance le suivi des dossiers gérés en direct par ce service.

Profil :

• Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Outlook et Ciril. Imprimante, photocopieuse, scanner, téléphone 
• Techniques de secrétariat : Archivage, classement, et mise à jour des documents administratifs.
• Saisie et traitement de données : Enregistrement rapide et précis des informations.
• Rédaction : Capacité à rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus ou des notes.
• Communication orale et écrite
• Connaissance des procédures comptables et administratives financières

Horaires réguliers : temps complet
Du lundi au jeudi de 8h30 - 12h / 13h30 - 17h30 
Vendredi de 8h30 - 12h / 13h30 - 17h00

Rémunération statutaire, régime indemnitaire mensuel, carte tickets restaurants, carte de parking

CV et lettre de motivation à transmettre uniquement à l’adresse suivante : rh@enghien95.fr